采购管理制度

第一章 目的与依据

为规范集团物资、服务与工程类采购行为，明确需求申报、比价审批、验收付款程序，控制采购成本与廉洁风险，依据国家有关法律法规及集团管理制度制定本制度。采购管理坚持需求真实、程序规范、比质比价、廉洁自律的原则。

第二章 适用范围

• 办公用品、设备与耗材等物资采购。
• 服务类采购，包括咨询、培训、维修、物业与外包服务等。
• 工程类与固定资产采购，含装修改造、设备购置等。
• 固定资产采购同时适用集团资产管理的相关规定。

第三章 职责分工

• 需求部门：提出采购需求、明确规格与验收标准、参与验收。
• 采购岗：询价与比价、供应商对接、合同拟定与订单跟踪。
• 财务部：审核预算与资金安排、组织比价合规性审查、付款审核。
• 资产管理部门：固定资产登记、入库与领用管理。
• 集团管理层：审批重大采购事项与供应商准入。

第四章 采购分类与审批权限

• 单笔 5,000 元以下：直接采购，由部门负责人审批，报采购岗登记。
• 单笔 5,000 元（含）至 20,000 元：至少两家比价，由部门负责人审核、分管领导审批。
• 单笔 20,000 元（含）至 100,000 元：至少三家比价或询价，由分管领导审核、财务负责人审批。
• 单笔 100,000 元（含）以上：招标或集中比选，报集团管理层审批。
• 同一需求不得拆分为多笔小额采购以规避比价与审批要求。

第五章 供应商管理

• 供应商应具备合法经营资质与履约能力，重要物资与服务类供应商须经准入审核并登记备案。
• 比价应至少获取两家以上独立报价，报价资料应留存比对说明与选定理由。
• 建立供应商评价记录，对交付质量、响应速度与配合程度定期评价，评价结果作为后续合作参考。
• 与供应商存在亲属或其他利害关系的员工应主动回避并报备。

第六章 采购流程

• 需求申报：填写采购申请，说明用途、规格、数量与预算。
• 预算与审批：核对预算与库存，按金额分级审批。
• 询价与比价：获取报价并形成比价记录。
• 合同签订：明确标的、价格、交付、验收与违约责任。
• 交付与验收：按约定标准验收，不合格的退换或拒收。
• 付款与归档：凭发票与验收单付款，资料归档保存。

第七章 验收与资产登记

• 验收应由需求部门与资产管理部门共同确认，重要设备到货应现场开箱检查并记录。
• 固定资产验收合格后办理入库与资产编号登记，领用须履行登记手续。
• 验收发现数量、规格或质量不符的，应在约定期限内提出并留存沟通记录。

第八章 廉洁与回避

• 采购人员不得收受供应商财物、宴请或其他不当利益，不得泄露比价信息。
• 严禁指定供应商、虚构需求或与供应商串通报价。
• 违反廉洁要求的，按《集团重大违规行为处理制度》与相关管理规定处理；涉嫌违法犯罪的移交有权机关。

第九章 档案管理

• 采购申请、审批单、比价资料、合同、验收单与付款凭证应完整归档，保存期限按档案管理规定执行。
• 采购档案可供审计部核查，借阅应履行登记手续。

第十章 附则

• 本制度与国家法律法规不一致的，以法律法规规定为准。
• 本制度由财务部负责解释与修订，自发布之日起施行。