公文管理制度

第一章 目的与依据

为规范集团内部公文的拟制、审核、签发、传递与归档管理，保证公文内容准确、格式规范、流转高效，制定本制度。公文管理坚持统一格式、分级审核、权责清晰、全程留痕的原则。

第二章 适用范围

• 集团内部以书面或电子形式发布的正式文件，包括通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要等。
• 对外报送的正式函件，参照本制度履行审核与用印程序。
• 部门内一般事务性沟通信息不属于公文范畴，但涉及制度变更、人事决定与资金事项的应以正式公文形式确认。

第三章 公文种类

• 通知：发布制度、安排工作、传达事项。
• 通报：表彰先进、通报问题与检查结果。
• 请示：就特定事项向上级请求指示或批准。
• 报告：向上级汇报工作、反映情况与提出建议。
• 批复：答复下级请示事项。
• 会议纪要：记录会议议定事项与责任分工。

第四章 公文格式

• 公文应包含标题、主送单位、正文、落款单位与日期；涉及执行要求的应明确责任部门与完成时限。
• 标题应准确概括内容，一般由发文单位、事由与文种构成。
• 正文层次清晰，使用规范的序号形式，数据与人员信息应准确无误。
• 电子公文应使用集团统一的模板与文档格式，文件命名规则统一。

第五章 发文流程

• 拟稿：起草正文，说明事项、依据与执行要求，由承办部门负责。
• 审核：核对内容、格式、政策与制度依据，涉及多部门的会签，由部门负责人与行政管理部门负责。
• 签发：按权限签发，重大事项报集团管理层签发。
• 编号与用印：按规则编号，使用印章并登记用印记录，由行政管理部门文书岗办理。
• 分发与公开：按范围分发，需公示的按程序公示。
• 归档：留存正式文本与审批记录。

第六章 收文流程

• 收文登记：对外来文件进行登记，编号并记录收文时间与来源。
• 拟办与批办：由行政管理部门提出办理建议，按事项性质报相关领导批办。
• 承办：承办部门按批办意见办理，涉及多部门的由牵头部门组织协调。
• 办结与归档：办理结果书面反馈，相关材料按档案要求归档。

第七章 公文编号规则

• 公文编号采用「发文单位简称 + 年份 + 序号」形式，按年度顺序连续编号，不得跳号或重复使用。
• 不同文种与不同发文单位分别编号，编号台账由行政管理部门统一维护。
• 作废文件应注明作废原因并保留原编号记录。

第八章 时效与保密

• 对有时限要求的公文，承办部门应在规定时限内办结，确需延期的应说明原因并报告。
• 标注为内部或涉密的公文，应限定传阅范围，不得擅自复制、转发或对外提供。
• 公文电子文件应存放于集团指定系统，敏感文件不得通过非指定渠道传输。

第九章 档案管理

• 公文原件、审批记录与用印登记应分类立卷，按档案管理规定确定保管期限。
• 档案借阅应履行登记手续，借阅人不得拆散、涂改或抽取卷内文件。
• 到期档案的销毁应按程序审批并留存销毁记录。

第十章 附则

• 本制度由行政管理部门负责解释与修订，自发布之日起施行。
• 违反本制度造成文件失效、信息泄露或管理混乱的，按集团相关管理制度处理。